第15回 応募書類あれこれ③(郵送について)

応募書類を送るとき、皆さんはどのようにしていますか?
応募書類作成の相談で、「書類はどうやって送るんですか?」という質問がよくあります。
また、特に書類の送り方に不安がないという方でも、送付方法の確認をしてみると「そこまでするんですか」という声が聞かれます。
皆さん、応募書類の送付について、もう一度おさらいしてみましょう!

① 応募書類のコピーをとる

面接は応募書類を見ながら進めていくのが一般的です。
面接準備のため、自分が作成した書類に何を書いたのかを再確認できるようコピーしておきましょう。

② 封筒を選ぶ

封入するハローワークの紹介状や職務経歴書がA4サイズ、履歴書は二つに折って、B5やA4サイズとなります。
応募書類を三つ折りにして、小さい封筒で送ると、折り目のついた位置によっては書類が読みづらかったり、ファイリングする際重ねづらかったりすることが考えられます。
折り目をつけず封入できる、「角型A4号(角A4)」又は「角型2号(角2)」封筒の利用が良いでしょう。

封筒の色は「白」がおすすめです。
「白」のほかに、「茶色」や「水色」などがありますが、「履歴書在中」、「応募書類在中」と朱書きする際目にとまりやすいことや、ほかの色封筒よりも、きちんとしてる印象を採用担当者に与えることができるからです。

③ 応募書類をそろえる

  1. 送付状(添え状)
  2. 紹介状(ハローワークで応募した場合は必ず同封する)
  3. 履歴書
  4. 職務経歴書

1の送付状(添え状)が一番上になるように、1から4の順番でそろえます。

応募書類は汚れないように、透明なクリアファイルに入れるのがおすすめです。
クリアファイルに入れることで、配達途中でも封筒が折れにくく、雨などの湿気を防ぐことができます。書類がまとまっているので管理しやすい利点もあるからです。

④ 封筒のあて名を書く

使用するペンは、水にぬれてもにじまないよう、油性のペンを使います。
応募先の住所は、封筒の表面(切手を張る面)に都道府県から正確に記入し、社名は正式名称で書きます。
(株)(有)などの略語は使いません。
あて名は、会社名や法人名、部署名につける「御中」と個人名につける「様」の併用はNGです。
会社や部署あてに送付するのか、個人あてに送付するのかを確認し、記入します。

封筒の書き方
ハローワーク 応募書類の作り方 パンフレットより出典

表面の左下に赤枠、赤字で「応募書類在中」と書きます。また、履歴書のみ封入する場合は「履歴書在中」と書いてもかまいません。
裏面は、自分の郵便番号、住所、氏名を縦書きします。
場所は、上の図のように、左右の中央に下づめ、もしくは左下どちらでもかまいません。

応募書類を入れたら、裏面の封をのりづけして閉じ、封中央に「〆」と書きます。
これは確実に封をしたことを示す「封字」で、ビジネスマナーのひとつになります。
忘れずに書きましょう。

⑤ 送付するときの注意

郵送料金があやふやなまま送るのはNGです。

【例えば】
角2封筒
+ 紹介状
+ 履歴書
+ 職務経歴書(2枚)
+ 添え状
+ クリアファイル   

上記の封筒と書類で約70g  = 140円(100gまで同料金)
速達で送ると         = 430円(速達代290円含む)

料金不足で戻ってくるリスクを避けるために、不明なときは必ず郵便局窓口で確認しましょう。
応募のタイミングが締め切り直前の場合は、「速達」の利用を検討してみましょう。

応募書類はあなたをアピールする大事な書類です。
封筒の書き方や送り方でマナーを備えていることを印象づけましょう。

ワークサポート三条では、応募書類の送付の仕方はもちろん、履歴書や職務経歴書、送付状・添え状の添削やアドバイスを行っています。
応募書類作成に不安のある方、ブラッシュアップなさりたい方は、ぜひご利用ください。

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