第10回 職務経歴書が書きたい!③

読みやすい文章になっていますか?

いくら素晴らしい経験や技術を並べても、読みにくい文章では、印象を下げるだけです。

<A:読みにくい文章の例>

「製造業に於いて大切だと思われることは何よりも正確性以上の物は無いと教わりましたし自身でもその様に考えておりましたので、今までの経験の中でも正確な仕事を心がけて働いておりましたが、今後一層それを大切にして働いて行ける物と確信しております。」

↓これを改善すると…

<B:読みやすい文章の例>

「●正確性を重要視した仕事をします
 これまで〇〇、△△の製造現場を経験し、この仕事には正確性が何よりも大切であると実感しました。
 なぜなら、正確でない仕事は、製品のロス率を上げるだけでなく、現場にいる他の社員の危険をも招くと繰り返し教わってきたからです。当時の上司からは、正確な仕事ぶりを評価していただき、現場主任に昇進できました。
 貴社でも、より良い製品づくりと安全のため、正確な仕事を心がけます。」

読みやすい文章のポイント

◇見出しを活用する

見出しを作って「この部分では〇〇について述べています」という宣言をすると、一目で要点がわかりやすくなります。
マーク(この段落では◇を使っていますね)を使用する、文字を一回り大きくする、太字(ボールド)や囲み線を使って強調する、という方法があります。

◇句読点(句点“、” 読点“。”)を適切に使う

<例1>句読点がまったくない文章は意味の区切りがわかりにくくて読み心地も悪いので不快なものです
<例2>句読点が、必要以上に、たくさん、使われて、いると。かえって、読みづらく、なる、ものです。

句読点を入れるタイミングは、目安として、話し言葉にした場合に、「…ネ」「…サ」「…ヨ」などが入るところと考えてください。

例)
句読点がまったくない文章は、意味の区切りがわかりにくくて、読み心地も悪いので、不快なものですヨ。
句読点が、必要以上にたくさん使われていると、かえって読みづらくなるものです

◇一文を短く

ひとつづきの文章が、3~4行にまたがっていると、ズラズラとムダに長い印象を与えてしまいます。
短めの文章で構成された書類は、読むときにリズムが生まれて、気持ちよく読めるものです。
音読したときに、1~2回の息継ぎで言い切れる程度の長さにするとよいでしょう。

◇適切に改行する

一文を短くすることと共通しますが、文章の中に余白がないととても読みづらいです。
話の内容が切り替わるところで、効果的に改行を入れましょう。

◇不要な漢字は使わない

Aの例の「於いて」「物は無いと」「その様に」は、「おいて」「ものはないと」「そのように」というふうにひらがなで表記するほうが一般的です。

他に、漢字とひらがな表記で迷いやすいものに
「…して下さい」→「…してください」
「出来るだけ」→「できるだけ」
「…して頂いた」→「…していただいた」
「且つ」→「かつ」

などがあります。これらも特別な意図がない限り、ひらがなで書いたほうが良さそうです。

◇主語と述語をきちんと対応させる

【BAD!!】「後輩たちに安全意識を向上し、指導してまいりました。」
【GOOD!】「私は、後輩たちの安全意識が向上するよう、指導してまいりました。」

私(主語)は → 指導した(述語)
後輩たちの安全意識(主語)が → 向上する(述語)

上記のように、「何が、誰が」→「何をした」をきちんと組み合わせると、わかりやすくなります。

◇独りよがりや思い込みと判断されないよう、根拠や具体例を添える

例文では、「上司に評価されて昇進につながった」という、納得しやすい根拠が添えられています。
心の中の決意やモットーは目に見えないので、証明することが難しいのですが、第三者からの評価や、結果を出したことを数値化して記載することで、信憑性を増すことができます。

◇不要な文字の装飾はやめる

Word文書でよく使われる文字装飾は、
 太字(ボールド) B
 斜体(イタリック) I
 下線(アンダーライン) U
 囲み線
 網かけ
です。
見出しや特に強調したい部分に、ポイント的に使う分には効果的ですが、多く使いすぎると逆効果です。
装飾のない文章があってこそ、強調が生きることを覚えておいてください。

◇文字の大きさはほどよく

A4サイズのビジネス文書では、10.5ポイント~14ポイントくらいが読みやすいです。
9ポイント以下は、小さすぎて読みにくいので避けましょう。

「自分が受け取って読んだら、わかりやすいだろうか?読みやすいだろうか?」という観点を忘れずに作成しましょう。
自分ではわかりやすいと思っても、予備知識のない第三者が読んでみるとちんぷんかんぷん…という場合があります。また、漢字や慣用句の誤用は、自分では正しいと思いこんでいるので、自力で発見するのは難しいです。
家族や友人に一度目を通してもらうと、上記のような一人ではまったく気づけなかった部分を発見できるので、とても効果的です。

「身近な人に見せるのはちょっと恥ずかしいな…」という方は、プロの目から見たアドバイスを受けられる「ワークサポート三条」をぜひご利用ください。

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